ساختار را براساس جست‌وجو طراحی کنید
فکر کنید شش ماه بعد افراد فایل را با نام مشتری، پروژه، سال یا فرآیند جست‌وجو می‌کنند. یک الگوی ثابت انتخاب و عمق پوشه‌ها را محدود کنید. جای مشخصی برای پیش‌نویس، نسخه تأییدشده و آرشیو داشته باشید.
نام‌گذاری و مسئولیت را یکسان کنید
از شناسه‌های مفید مانند تاریخ با ترتیب سال-ماه-روز، کد پروژه، موضوع سند و وضعیت نسخه استفاده کنید. نام‌های مبهم مانند «نهایی جدید ۲» مناسب نیستند. مسئول سند و فرآیند تأیید را مشخص کنید تا نسخه معتبر معلوم باشد.
دسترسی و آرشیو را مدیریت کنید
مجوز دسترسی را براساس نقش و حساسیت اطلاعات بدهید، نسخه پشتیبان مطمئن تهیه کنید و پس از جابه‌جایی افراد دسترسی‌ها را بازبینی نمایید. اطلاعات خصوصی را از سر راحتی در پوشه عمومی نگذارید. نگهداری و حذف را با سیاست‌ها و الزامات قانونی هماهنگ کنید.
چک‌لیست کاربردی
- یک ساختار پوشه ساده و قابل یادگیری انتخاب کنید.
- قاعده روشن نام و نسخه تأییدشده تعیین کنید.
- دسترسی، پشتیبان و نگهداری فایل را بازبینی کنید.
این راهنما برای آگاهی عمومی تهیه شده است. قوانین، استانداردها و شرایط ممکن است بسته به زمان و مکان متفاوت باشند. برای تصمیم‌های تخصصی از منابع رسمی و مشاور واجد صلاحیت استفاده کنید.
